4 ข้อดีของระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ที่ทุกคนต้องรู้

[nenechan]

     เคยเบื่อบ้างไหมที่จะต้องรอเจ้านายหรือหัวหน้าอนุมัติเอกสาร กว่าทุกคนจะมาเซ็นจนครบหมดทุกคน ก็เป็นเวลานาน แถมบางคนมาแก้เอกสารเอาตอนท้าย ๆ ต้องให้อนุมัติใหม่หมดทุกคน กว่าจะเสร็จปาไปเป็นสัปดาห์ทั้ง ๆ ที่บางทีเป็นเรื่องนิดเดียว วันนี้เราจะมาแนะนำระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ และข้อดีที่ทุกคนต้องรู้ เพื่อยกระดับการทำงานให้ดียิ่งขึ้น

ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ คืออะไร
   ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ หรือ e-Signature เป็นการส่งจดหมายเวียน หรือจดหมายสำหรับการขออนุมัติไปยังสมาชิก หัวหน้า หรือผู้บริหาร เพื่อเซ็นอนุมัติเรื่องต่าง ๆ ผ่านระบบออนไลน์ ซึ่งเป็นซอฟต์แวร์ที่ติดตั้งในองค์กร สามารถใช้ได้ทั้งหน่วยงานภาครัฐและหน่วยงานเอกชน ช่วยทำให้การทำงานสะดวก รวดเร็วมากยิ่งขึ้น แม้ว่าอยู่นอกสำนักงานก็สามารถเซ็นอนุมัติผ่านระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ได้ ไม่ต้องรอ
   
ข้อดีของระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์
   เมื่อรู้ว่าระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์คืออะไรแล้ว ตอนนี้เราจะมาบอกข้อดีของระบบนี้กันว่ามีอะไรบ้าง และทำไมออฟฟิศยุคใหม่ควรจะต้องใช้
1.อนุมัติได้ทุกที่ทุกเวลา ไม่จำเป็นต้องรอเข้าออฟฟิศ หลายครั้งที่เราประสบกับปัญหามีเอกสารจะให้เซ็นด่วน แต่คนอนุมัติไม่เข้าออฟฟิศ หรือมีประชุมสัมมนานอกสถานที่ ทำให้งานที่ต้องอนุมัติด่วนล่าช้า หรือเอกสารที่จะต้องเซ็นหลายคน หากว่ามีคนหนึ่งไม่ว่าง หรือไม่ได้อยู่ที่สำนักงานก็ทำให้งานล่าช้าไปได้ ดังนั้น การที่ทุกคนสามารถอ่านรายละเอียดและเซ็นเอกสารได้ทุกที่ทุกเวลา จึงจะเป็นการช่วยให้การทำงานราบรื่น สะดวก และรวดเร็วยิ่งขึ้น โดยเฉพาะในช่วงที่ Work from Home หรือบางออฟฟิศที่ทำงานแบบ Hybrid การใช้ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ก็จะช่วยเพิ่มความสะดวกสบายยิ่งขึ้น

2.ไม่ต้องปริ้นต์เอกสาร ช่วยลดการใช้กระดาษ นอกจากจะช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายภายในสำนักงานแล้ว ยังช่วยโลก เป็นการอนุรักษ์สิ่งแวดล้อมอีกด้วย ยิ่งบางหน่วยงานที่มีเอกสารที่ต้องอนุมัติจำนวนมาก ก็ยิ่งประหยัดได้มาก

3.จัดเก็บใน Cloud ค้นหาได้ง่าย ไม่เพียงแต่ไม่ต้องปริ้นต์เอกสารเท่านั้น แต่ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ยังอยู่ในระบบ Cloud ที่เราสามารถตรวจสอบได้ตลอดเวลาไม่ว่าจะอยู่ที่ไหนก็ตาม หากว่ามีเอกสารที่ต้องอนุมัติ และต้องอ้างอิงเอกสารเก่า ก็สามารถค้นหามาได้ง่าย ไม่ต้องกลับมาค้นแฟ้มเอกสารให้เหนื่อย

4.เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน อย่างที่กล่าวไปข้างต้นแล้วว่า ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์จะช่วยให้กระบวนการทำงานรวดเร็วยิ่งขึ้น จึงช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานมากขึ้น นอกจากนี้ยังช่วยทุกคนในองค์กรสามารถติดต่อสื่อสารกันง่ายแบบไร้รอยต่อมากยิ่งขึ้นอีกด้วย

นี่คือข้อดีของการใช้ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ที่หน่วยงานต่าง ๆ ควรรู้ เพื่อที่จะได้นำไปใช้และยกระดับการทำงานให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น